在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。海亮教育科技服务集团作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，致力于成为全球优质教育服务的引领者，通过与合思合作引入电子存档系统，成功实现了财务数字化转型，取得了令人瞩目的成效。档案整理匹配效率提升 90%，存储空间减少 72%，每年纸张打印成本节约 3 万元，财务人力减少 3 人，同时自动封装接口数量增加 40 多个，降低了开发成本并提高了集成度。下面，让我们深入了解这一精彩案例。
海亮教育：传统档案管理困境待解
海亮教育科技服务集团在教育领域深耕多年，业务版图不断拓展。然而，随着企业的发展，传统的档案管理模式逐渐成为企业发展的掣肘。
企业内部业务、财务系统众多，且相互独立，数据犹如一座座孤岛，无法实现互通。结构化数据的提取困难重重，财务人员需要花费大量的时间和精力在数据的收集和整理上。电子发票的处理更是繁琐，打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物档案资料的存储也是一个大问题。大量的纸质档案占据了大量的物理空间，企业不得不设立专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案容易受到损坏，一旦发生损坏，企业将面临较大的风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，财务人员为此付出了大量的时间和精力。
合思方案：打造智能电子存档体系
面对海亮教育科技服务集团的诸多问题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套电子存档系统解决方案。
在档案数据来源方面，合思采用了双管齐下的策略。一方面，对于电子档案，通过先进的 OCR 技术自动识别和整理各类文档信息，大大提高了数据处理的效率和准确性。另一方面，将实物档案进行数字化转换，把实体文件扫描或拍照转换为数字形式，实现了实物档案的电子化存储。
明确会计类档案管理范围是该方案的重要一环。内部涵盖了各种内部报告、合同等，外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。通过清晰界定管理范围，确保了档案管理的全面性和系统性。
自动归档是合思电子存档系统的一大亮点。系统根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，就像一位智能的档案管理员，确保信息的有序性和可追溯性。员工可以通过自助 OA 在线平台方便地提交申请并进行审批流程，同时系统集成了财务管理功能，有力地支持了企业的日常运营和管理活动。
显著成效：降本增效成果斐然
合思电子存档系统的实施，为海亮教育科技服务集团带来了显著的成效。
在效率提升方面，档案整理匹配效率提升了 90%。以前需要花费大量时间和精力进行的档案整理和匹配工作，现在可以快速准确地完成，大大提高了工作效率。财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到核心业务中。
存储空间的大幅减少是另一大成效。系统实施后，存储空间减少了 72%。企业不再需要为大量的纸质档案存储而烦恼，降低了物理存储成本。同时，也减少了因实物档案损坏带来的风险。
成本节约方面表现突出。每年纸张打印成本节约 3 万元，这不仅是一笔实实在在的经济收益，更体现了企业在环保和可持续发展方面的努力。财务人力减少 3 人，优化了人力资源配置，企业可以将这部分人力投入到更有价值的工作中。
企业反馈：高度认可技术创新
海亮教育科技服务集团对合思电子存档系统给予了高度评价。方案实施后，企业的工作效率得到了显著提高，档案管理更加便捷高效。员工可以通过系统快速查询和使用档案信息，数据利用更加充分。
自动封装接口数量增加 40 多个，降低了开发成本并提高了集成度。这让企业感受到了技术创新带来的好处，系统的稳定性和兼容性得到了提升，为企业的数字化发展提供了有力保障。
电子存档系统广泛连接业务、财务异构系统，实现了档案应收尽收，保障了企业财务数据的完整性和准确性。这对于企业的决策和管理具有重要意义，让企业能够更加科学地进行财务管理和战略规划。
未来展望：深化合作共探新篇
随着企业的不断发展，海亮教育科技服务集团与合思的合作前景十分广阔。双方可能会在更多领域展开合作，进一步深化财务数字化转型。
在未来，双方可以共同探索更多创新的解决方案，以适应不断变化的市场环境和企业需求。电子存档系统也将不断升级和完善，为企业提供更加优质、高效的服务。通过持续的合作，海亮教育科技服务集团有望在财务数字化领域取得更大的突破，提升企业的核心竞争力。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，一直致力于为企业提供全方位的财务数智化服务。众多像海亮教育科技服务集团这样的企业已经通过与合思合作实现了降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也想开启财务数智化新篇章，不妨免费试用合思电子存档系统，感受数字化带来的变革与优势。
