在当今数字化浪潮中，电子凭证的广泛应用正深刻改变着企业的运营模式。自 2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域推广全面数字化电子发票，到 12 月 1 日民航旅客运输服务领域启用航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革已然驶入快车道。然而，电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题，依旧困扰着众多企业。与此同时，传统的纸质档案管理模式也暴露出诸多弊端。例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据一致性，且档案遗失风险难以避免；高新兴科技集团则面临档案管理成本高、报销业务流程繁琐等问题，打印、整理、装订及归档工作不仅占用大量库房和人员管理成本，借阅流程及实物借出更是复杂。在这样的背景下，纸质档案数字化成为企业提升管理效率、降低成本的关键需求，合思档案解决方案应运而生。
合思档案：财务数智化领域的实力之选
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，前身为易快报，自 2014 年创立以来，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。在纸质档案数字化的大趋势下，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》，为企业进行纸质档案数字化转型提供了极具价值的参考。
核心功能：打造数字化档案管理新体验
合思档案以其强大的功能蓝图，为企业的纸质档案数字化转型提供了全方位支持。
– 便捷调阅与混序归集
实现便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，大大提高了档案管理的效率。
– 全生命周期管理
涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。在智能采集方面，借助外部生态的 OCR 识别、RPA 技术以及内部系统的 EAI 插件、API 接口等，实现开放式接口互联和自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案信息的准确和完整。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，具备精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理等特点，档号符合国标要求。档案服务则在辅助审计、项目管理、统计分析等方面发挥重要作用。
– 全流程合规自动化
档案采制管用全流程实现合规化、自动化、数字化。档案采集阶段，开放式接口互联让企业能够自主采集各类档案信息，大文件自动切割和数电票自动化解析提高了采集效率。制档过程中，智能关联和自动组装功能让档案整理更加高效，同时具备四性检测、业务检测和自定义版式文件等功能，确保档案质量。管理环节，精准权限管控保障了档案信息的安全，档案目录灵活扩展满足了企业多样化的管理需求，水印管理和符合国标要求的档号进一步提升了档案管理的规范性。利用阶段，多维检索和一站式预览功能让档案查找更加便捷，在线借阅和异构系统联查提高了档案的利用效率，实物混序归档和可视化盘点档案数据则实现了档案管理的精细化。
显著收益：降本增效看得见
使用合思档案，企业能够获得实实在在的收益。
– 告别重复工作
自动化归档功能让企业告别了繁琐的重复性工作，提高了员工的工作效率。
– 便捷高效利用
档案利用便捷高效，多维检索和一站式预览功能让员工能够快速找到所需档案，在线借阅和异构系统联查则进一步提升了档案的利用价值。
– 数据同源透明
档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业决策提供有力支持。
以北京一家年处理 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本高达 338,910 元。这充分证明了合思档案在纸质档案数字化转型过程中，能够为企业带来显著的成本节约。
典型应用场景：满足企业多元需求
合思档案具有广泛的应用场景，能够满足企业在不同领域的档案管理需求。
– 企业内部管理
可用于管理企业内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等资料，以及从银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等外部接收的信息，实现企业内部档案的集中管理和数字化存储。
– 核算系统应用
在核算系统中，合思档案能对财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等进行有效管理。同时，在应用层的辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等方面发挥重要作用，为企业的财务管理和审计工作提供有力支持。
客户成功案例：实力见证价值
众多企业通过使用合思档案，在纸质档案数字化转型方面取得了显著成效。
– 好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少 80%，借阅管理耗时减少 67%，预计每年减少综合成本 20 万元。
– COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。
– 云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超 30 万元，业财融合达成 80%，财务提效 90%，实现了 100%的合规降本。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到 100%。
在纸质档案数字化的道路上，合思档案凭借其强大的功能、显著的收益和丰富的成功案例，成为众多企业的信赖之选。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着纸质档案管理的难题，不妨选择合思档案，开启数字化转型之旅。现在，您可以拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还能免费试用，亲身感受合思档案的魅力。
