合思档案:开启电子凭证时代财务档案管理新篇章

合思档案:开启电子凭证时代财务档案管理新篇章
在当今数字化浪潮的推动下,电子凭证时代已然来临。2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域、12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票,这一举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道。然而,电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍待解决。

传统纸质档案管理更是存在诸多痛点。在归档方面,财务人员需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性,且档案遗失情况难以避免。查找纸质档案也极为不便,受限于时间和空间,查找要耗费大量时间,无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外,纸质档案管理成本高昂,对空间和人力要求巨大,且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用,不满足管理要求。在这样的背景下,合思档案解决方案应运而生,为企业提供了高效的报销流程优化方案。

合思档案:财务数智化的领航者

合思创立于 2014 年,是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借深厚的技术积累和丰富的行业经验,合思推出了合思档案这一电子会计档案管理平台,为企业带来了全新的报销流程优化方案。

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案,为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。作为专精特新企业,合思成立以来已累计融资超 15 亿元人民币,在全国 22 个城市设有直营服务网络,并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前,已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思,实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

核心功能亮点:打造高效档案管理体系

合思档案具备众多核心功能亮点,为企业提供了完善的报销流程优化方案。它实现了便捷调阅不打印,混序归集免组装,能够对电子会计档案进行全生命周期管理。
1. 智能采集:通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等,以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等,实现档案的智能采集。同时,档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能,大文件自动切割·数电票自动化解析,确保数据的高效获取。
2. 预归档服务:集成服务、规则引擎、元数据服务等为预归档提供了有力支持,确保档案数据的准确性和规范性。
3. 基础管理:涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节,实现对档案的全面管理。支持多维检索·一站式预览,在线借阅·异构系统联查,实物混序归档·可视化盘点档案数据,让档案管理更加便捷高效。
4. 档案服务:辅助审计、项目管理、统计分析等服务,为企业的财务管理提供了有力的支持。档案制档可智能关联·自动组装,进行四性检测·业务检测·自定义版式文件,确保档案的质量和合规性。

企业收益:降本增效,提升管理水平

企业使用合思档案能获得显著的收益,是一种高效的报销流程优化方案。
1. 自动化归档,告别重复性工作:实现档案数据同源,透明流转,便于监控、分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例,年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元,年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元,年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元,年节约人力成本=2005212 = 24,000 元,年总节约成本=338,910 元。
2.
全面无纸化管理,降低运营成本:如云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理,年节省超 30 万元;COMMUNE 幻师年节约成本 5000 万元。
3.
提高工作效率和管理水平*:好想你减少 90%人工耗时,总部接收减少 80%管理耗时,借阅管理减少 67%管理耗时;海亮教育档案整理匹配效率提升 90%。

典型应用场景:满足多样化需求

合思档案在多个典型应用场景中发挥着重要作用,为企业提供了有效的报销流程优化方案。
1. 企业内审场景:在企业内审中,合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等,高效服务于企业内审。如高新兴通过合思档案实现会计档案无纸化管理,应收尽收,自动化制档提高效率,档案利用更便捷,支持跨系统调阅、在线借阅等,为企业内审提供了有力支持。
2. 财务核算场景:合思档案可将电子凭证自动填报、自动入账,封装入账结构化信息,自动归档。如中文传媒实现电子凭证采集、验签、解析、校验;自动填报、自动入账;封装入账结构化信息;自动归档,提高了财务核算的效率和准确性。
3. 报销场景:员工可通过企业 OA 电子邮件接收、原文附件存档,或接口直联、原文/文件上传等方式提交发票,实现发票重复报销核销、自动生成凭证等。如西湖城投实现报销流程的优化,报销效率提升 300%。
4. 档案存储与管理场景:合思档案可对电子凭证池进行结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等操作。如金牌橱柜打破数据孤岛,整合凭证、单据、合同、回单等四证,统一储存,统一标准,统一管理。

客户成功案例:见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案,取得了显著的成效,也验证了合思档案作为报销流程优化方案的有效性。
1. 好想你:好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒,数据同源,实现一键联查,工作效率有效提升。自动组装,审计便捷;借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配,查阅者查询电子即可定位实物位置,减少 90%人工耗时,总部接收减少 80%管理耗时,借阅管理减少 67%管理耗时,预计减少综合成本 20 万元/年。
2. COMMUNE 幻师:COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统,实现自动化归档和财务数据分析,去人工化减少人力成本 50%,资产化深度分析档案数据满足内审需求,纸张使用量减少 88%,存储空间节省 79%,年节约成本 5000 万元,报销效率提升 300%。
3. 云海肴:云海肴通过合思落地财务数字化,提高总部&门店业财融合效率 80%,记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印,线下只保留纸质发票及其粘贴单,财务档案利用便捷,节省打印、存储等总体成本 30 万/年,财务提效 90%,业财融合达成 80%,100%的合规降本。
4. 金牌橱柜:金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储,打破数据孤岛,整合四证;搭建业务证据链,实现业财一体双向穿透;数据共享,一站式查阅;银行回单无纸化,档案匹配耗时减少 84%,档案查询耗时减少 80%,预估节省总体成本 30 万 + /年,档案合规性 100%。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路,合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节,具有很好的参考价值和借鉴意义。希望企业能够借助合思档案这一报销流程优化方案,进一步推动电子凭证数字化转型,打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

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captaincaptain
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