动力源携手合思:发票采集技术驱动财务变革

动力源携手合思:发票采集技术驱动财务变革
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业的财务数字化转型与业财融合已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例,这家成立于1995年的企业,是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块,产品广泛应用于国家重点建设项目,2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而,随着业务的不断拓展,动力源也面临着诸多财务管理方面的挑战。而合思凭借先进的发票采集技术等一系列解决方案,为动力源带来了全新的变革。

动力源:财务困境待解

动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路,自建了多个系统。但随着时间的推移,问题逐渐凸显。

首先,系统使用体验差且合规难度大。员工在进行申请单提交时,需要在各个系统间频繁切换,操作极为繁琐。而财务人员在处理报销数据时,只能通过手工录入系统,发票的验真、查重也依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免,合规性难以保障。

其次,系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息,审批、预算、差标分散在多个系统中管理,无法及时联动,使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计,不仅耗时费力,而且管理者无法实时掌握数据信息,难以对业务运营及时进行调整。

再者,业务覆盖面广、报销模式复杂。动力源主营通讯基站建设,业务人员高频深入全国各乡镇开展项目,报销涉及的事项和发票类型繁多,稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式也各不相同,进一步增加了管理难度。

最后,组织架构复杂、各主体流程繁复。公司组织架构扩展到全国,管理程度不一致,总部和分公司出差申请方式不同,业务流程难以统一。出差申请通过后,员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请,操作重复,信息一致性难以保证。

合思方案:发票采集技术赋能破局

面对动力源的诸多痛点,合思运用先进的发票采集技术等一系列方案为其提供了解决之道。

  • 系统集成无缝对接
    合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时,把动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步,借助发票采集技术实现订单支出成本的实时归集和统计。这样一来,各个系统之间的数据实现了互通,打破了数据壁垒。

  • 无需报销模式革新
    在发票采集技术的支持下,业务人员因公消费实现免垫资、免开票,极大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控,确保消费即合规。财务人员可以进行统一对账,系统自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单。发票明细能够自动绑定,凭证自动生成,还能一键归档,大大提高了财务处理效率。

  • 强大系统连接能力
    合思凭借Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持以标准化方式对接第三方系统。通过发票采集技术,打破了数据流转壁垒。在实际应用中,待审批信息能够自动同步到各部门负责人,业务数据可以跨系统同步应用,加快了业务处理和数据统计效率。

分步实施:推进解决方案落地

合思的解决方案实施过程有条不紊。

首先是系统集成阶段。利用发票采集技术,实现动力源HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步。这一步为后续的流程优化和数据共享奠定了基础。

接着是推广无需报销模式。向员工详细介绍因公消费免垫资、免开票等流程和优势,让员工逐渐适应并接受这种全新的报销模式。发票采集技术在其中起到了关键作用,确保消费数据的准确采集和处理。

最后是利用系统连接能力对接第三方系统。通过发票采集技术,打通数据流转通道,实现各个系统之间的数据实时交互和共享。

显著成果:发票采集技术助力效益提升

合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。

在操作体验方面,多系统集成使得数据互通,员工的操作体验得到全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周,效率提升了300%。发票采集技术确保了报销数据的准确采集和快速处理,大大缩短了报销流程。

在人员成本方面,会计工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。财务人员无需再花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等基础工作上,从手动制作单据转变为智能制单,能够将更多精力投入到更有价值的工作中。

对于员工而言,申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,极大缩短了员工填报时间,简化了报销流程,提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对,全场景无需垫资。发票采集技术为员工提供了便捷、高效的消费和报销体验。

在财务管控方面,财务审批有了依据,费控更加合规,结算更加统一。发票采集技术确保了发票信息的准确采集和验证,降低了财务风险。

动力源评价与行动号召

动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示:“企业数字化转型初期,往往过度关注系统的流程性与功能性,却忽视了根本问题。因此,将管理方案嵌入财务信息系统,强调处理时效,实现精细化管理降本增效,其实更有意义。面对复杂的需求,合思总能第一时间解决,合作只是服务的开始,未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”

如果您的企业也想借助先进的发票采集技术实现降本增效、合规经营和低碳运营,不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的解决方案,开启企业财务数字化转型的新篇章。

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captaincaptain
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