在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它犹如一颗璀璨的新星，在电子会计档案领域展现出了重要性与及时性，为企业的财务数智化转型提供了强有力的支持。
传统档案管理痛点剖析
在传统会计档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，工作人员需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为不便，不仅要耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，成本高昂。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
高新兴科技集团也面临着类似的困扰。其报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档等操作，这不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。更为重要的是，该公司的电子源文件未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化的控制。目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，耗费大量人力，且不能实现跨系统调阅。这些问题严重影响了企业的工作效率和财务管理水平。
合思档案整体解决方案
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。通过这种方式，合思档案为企业提供了一个高效、便捷、安全的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决了传统档案管理中的诸多痛点。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图十分强大，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装等特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案拥有外部生态和内部系统两种采集方式。外部生态采用了OCR识别、RPA技术等先进技术，能够快速、准确地识别和采集各类电子凭证信息；内部系统则通过EAI插件、API接口等方式，实现了与企业内部其他系统的无缝对接，确保数据的实时传输和共享。
预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，能够对采集到的电子凭证进行预处理，确保数据的准确性和完整性。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等环节，采用了先进的技术和管理理念，确保档案数据的安全和可追溯性。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供了有力的支持。
档案采集具备开放式接口互联·自主采集的特点，能够与各种外部系统进行对接，实现电子凭证的自主采集。同时，它还具备大文件自动切割·数电票自动化解析功能，能够快速、准确地处理各种电子凭证。档案制档能智能关联·自动组装，通过先进的算法和技术，实现电子凭证的智能关联和自动组装。同时，它还能进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保电子凭证的合规性和规范性。档案管理可精准权限管控·档案目录灵活扩展，通过设置不同的权限级别，确保只有授权人员才能访问和管理档案数据。同时，档案目录可以根据企业的实际需求进行灵活扩展，满足企业不断变化的管理需求。档案利用支持多维检索·一站式预览，通过多维检索功能，用户可以快速、准确地找到所需的档案数据。同时，一站式预览功能可以让用户在一个界面上查看档案数据的详细信息，提高了工作效率。在线借阅·异构系统联查功能则方便了用户在不同系统之间进行档案数据的借阅和查询，实现了数据的共享和协同。实物混序归档·可视化盘点档案数据功能则可以让用户对实物档案进行混序归档，并通过可视化的方式对档案数据进行盘点，提高了档案管理的效率和准确性。
合思档案竞争优势突显
与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的竞争优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，大大提高了档案利用的便捷性和高效性。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。
以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本为675元，年节约档案室成本为14,235元，年节约人力成本为24,000元，年总节约成本高达338,910元。这些数据充分证明了合思档案在降本增效方面的显著优势。
合思档案成功案例展示
合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果，以下是两个典型的成功案例。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。同时，它还实现了业务证据链完整，搭建了会计资料之间的关系，形成了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透。数据共享和一站式查阅功能让会计资料的结构树以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现，查阅便捷高效。银行回单无纸化管理则实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理，助力企业降本增效。方案实施后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。
海亮教育科技服务集团通过合思档案，利用OCR技术自动识别和整理各类文档信息，形成了电子档案。同时，它将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，作为实物档案数字化副本。明确了会计类档案管理范围，包括内部各种内部报告、合同等和外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，实现了自动归档。提供了在线平台让员工可以方便地提交申请并进行审批流程的自助OA。集成了财务管理功能的金蝶EAS支持企业的日常运营和管理活动。对原有的纸质档案进行了数字化处理。方案实施后，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
合思服务体系优势彰显
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络确保了合思能够及时、高效地为客户提供优质的服务。
合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，有足够的资金和资源支持其为客户提供优质的服务和持续的产品升级。这使得合思能够不断投入研发，提升产品的性能和功能，为客户提供更好的使用体验。
合思档案展望未来
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的效益。合思档案在推动企业财务数智化、降本增效等方面发挥了重要作用。
展望未来，合思档案将继续紧跟时代发展的步伐，不断创新和完善自身的产品和服务。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
