增值税电子化浪潮下，合思档案助力企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化时代，增值税电子化的推进已成为不可阻挡的趋势。2025年即将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设急需加强。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同岗位人员面临着诸多档案管理难题。企业高管为纸质档案管理成本巨大而烦恼，不仅存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量档案数据困扰，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据需要留存再上交，耗费了大量时间。

纸质档案管理还存在诸多问题。显性成本高，如纸质凭证输出耗材成本大，需要大量的档案室、档案柜等存储空间。隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用。此外，纸质档案还面临高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。然而，企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以确保财务档案管理合规，实现企业全面数字化。

合思档案：全方位解决方案应对行业痛点

合思档案为解决行业痛点，推出了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足不同人员和企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。

归档员/财务使用合思档案能显著提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

外部审计使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

合思档案核心功能：多维度优势凸显

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：精准关联提升效率
  智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细管控保障合规
  档案管理具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

• 档案应用：便捷查询多元应用
  档案应用实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

实际案例见证：合思档案成效显著

• 案例一：年单据量巨大企业的管理变革
  某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。

• 案例二：集团型企业的标准化落地
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：低效管理企业的全面提升
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查等问题，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案采用单套制管理方案，包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：民办教育集团的效率提升
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险。整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案采用单套制管理方案，包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在增值税电子化的大背景下，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效作用。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，方便与企业进行沟通和服务。企业可随时拨打合思的联系电话400 – 105 – 6505咨询合思档案产品相关事宜，也可以登录网站www.hosecloud.com了解更多产品信息，还可通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，获取合思最新动态和服务。如果您想亲身体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。