云存储会计档案:开启企业数字化档案管理新时代

云存储会计档案:开启企业数字化档案管理新时代
在当今企业运营中,纸质会计档案管理犹如一座沉重的大山,给企业带来了诸多难题。企业高管们常常为纸质档案管理成本过高而苦恼,巨大的储存占地空间成为企业资源的一种浪费,更令人头疼的是,档案数据缺乏有效的汇总整理,难以进行深入的分析和利用,这在一定程度上阻碍了企业决策的科学性。

财务人员则深陷大量档案数据处理的泥潭,整理工作不仅耗费大量时间,还需要手动逐一进行匹配、核对确认,工作枯燥且繁复,效率低下。业务人员在出差、招待后,报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐至极,耗费了大量的时间和精力。

此外,纸质会计档案管理还存在着高显性成本,如纸质凭证输出的耗材成本居高不下,存储空间需求大;高隐形成本也不容小觑,手工装册归档的重复性工作量大,查询调阅条件颗粒度粗糙;同时,还面临着高合规风险,电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段,纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。在这样的背景下,电子会计档案管理应运而生,成为企业解决档案管理难题的必然选择,而云存储会计档案更是其中的佼佼者。

合思档案解决方案概览:多元场景一站搞定

合思档案为企业提供了一套领先的单套制解决方案(标准方案)以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统,能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配,做到应收尽收。

其单套制解决方案更是具有诸多优势,实现了便捷调阅无需打印,混序归集免去组装的麻烦,电轨运行保证了财务档案证据链的完整,全面反映企业经营业务。档案扩展解决方案则可以自定义档案类型,实现全流程扩展管理,提供可扩展的档案目录以及自动化的接口封装。数电票解决方案更是实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化,为企业云存储会计档案提供了强大的支持。

核心功能亮点:档案管理各环节优势尽显

  • 多源采集:数据获取灵活高效
    合思档案的多源采集功能支持接口互联、自主采集。它预制了系统连接器,能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时,还支持手动采集、自主补录,可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割,并且可以自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式,确保了云存储会计档案的数据来源广泛且准确。
  • 智能制档:高效匹配精准检测
    智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装,能够减少90%的人工匹配工作量。它还可以进行字段映射,让凭证数据业务化、业务数据财务化,方便查询和分析。同时,具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,保障归档数据真实、完整、安全、可用,为云存储会计档案的质量提供了坚实保障。
  • 档案管理:权限精准目录灵活
    档案管理功能实现了权限管理的精准管控,支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等。档案目录可以灵活扩展,支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统还规范预置档号,满足国标档号规则格式,让云存储会计档案的管理更加规范有序。
  • 档案应用:多维检索便捷追溯
    档案应用功能实现了多维检索,满足多场景查询需求,支持按多种维度自定义查询、全文检索、批量检索等。提供一站式预览,穿透联查,智能搭建多种类型组合关系结构树,实现双向联查、相互追溯,让企业能够更加便捷地利用云存储会计档案。

使用收益:不同角色各得其所

  • CEO/高管:数据资产助力决策
    对于CEO/高管而言,合思档案云存储会计档案能够沉淀数据资产,保障合规管理。提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化,降本增效,实现绿色低碳运营。让企业在市场竞争中占据更有利的地位。
  • 归档员/财务:效率提升轻松管理
    归档员和财务人员使用合思档案,能够提高工作效率,告别重复低价值工作。实现档案数据同源,全流程透明流转,便于监控、分析,轻松完成档案管理,提高档案利用效率。让他们从繁琐的工作中解脱出来,有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
  • 外部审计:在线审计高效溯源
    外部审计使用合思档案云存储会计档案,可实现审计不进档案室,档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅,权限一键下放/回收,财务无需与审计重复沟通补充审计资料,大大提高了审计工作的效率。
  • 企业整体:降本增效管理升级
    从企业整体来看,合思档案能够显著降本增效,实现电子会计档案管理闭环,让数据“活起来”,实现资源重组,提升管理能效。为企业的可持续发展提供有力支持。

典型场景应用:广泛适用灵活应变

  • 数电票场景:全流程闭环管理
    在数电票场景下,合思档案支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、解析等操作,实现全流程闭环管理,满足数电票管理要求的特殊性。为企业云存储会计档案在数电票方面提供了专业的解决方案。
  • 纸电混合管理场景:线上线下高度关联
    在纸电混合管理场景下,合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位,线上线下高度关联。确保了纸电混合的会计档案都能得到有效的云存储和管理。
  • 集团型企业档案管理场景:标准落地合规环保
    在集团型企业档案管理场景下,合思档案可实现共享中心统建,统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度,实现标准化落地,保障电子会计档案合规,低碳环保。为集团型企业的云存储会计档案管理提供了统一的标准和规范。
  • 多系统数据互联场景:打破孤岛数据共享
    在多系统数据互联场景下,合思档案能打破数据孤岛,整合凭证、单据等,统一储存、标准和管理,实现业务证据链完整,数据共享和全生命周期管理。让企业的云存储会计档案能够在不同系统之间实现高效流通和利用。

客户成功案例:实践验证实力

某企业年单据量高达2.6亿,在使用合思档案之前,会计档案纸电混合难管理,手工作业低效费力。使用合思档案后,实现了多系统采集数据,自动匹配组装档案,档案管理电子化,借阅管理信息化,业务 + 财务数据穿透联查,企业成本降低,数据指标提升。云存储会计档案为该企业带来了显著的效益提升。

某世界最大的重型装备制造商之一,使用合思档案解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题,实现标准化落地,整理匹配效率提升80%,存储空间成本和纸张打印成本大幅减少。云存储会计档案让该企业的档案管理实现了质的飞跃。

某企业存在低效的档案管理现状和痛点,使用合思档案的单套制管理方案,实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理,预估节省总体成本30W +/年,档案匹配和查询耗时大幅减少。云存储会计档案为该企业节省了大量的成本。

某中国最大的K12民办教育集团之一,使用合思档案解决了业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理装订复杂、利用不便等问题,形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率。云存储会计档案为该教育集团的档案管理带来了全新的变革。

合思档案为企业提供了全方位的云存储会计档案管理解决方案,帮助企业解决内外交困的档案管理问题,实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多客户的成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性。企业应抓住机遇,积极采用电子会计档案管理系统,顺应政策和行业发展趋势。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点,提供400 – 105 – 6505的咨询电话,网站为www.hosecloud.com,还有微信公众号和小程序,企业可通过多种方式联系合思,获取更多信息和服务。如果您也想体验云存储会计档案带来的便捷和高效,不妨现在就免费试用合思档案,开启企业档案管理的数字化新时代。

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captaincaptain
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